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湖州师范学院党委宣传部、新闻中心主办

关于2020年度文件材料归档工作的通知

来源:档案馆 发布日期:2020-12-28

各部门、二级学院:

  为做好2020年度档案归档工作,确保各类资料及时、准确、完整归档,根据《湖州师范学院档案管理办法》要求,现就有关工作通知如下:

  一、工作内容

  1.更新分管领导和兼职档案员、修订完善归档材料范围

  1)更新分管领导和兼职档案员。各单位根据最新部门和人员调整,确定一名档案工作分管领导和兼职档案员,由专人负责本部门档案管理工作(见附件一)。有人员变动的部门请及时做好档案交接。截止时间:2021年1月22日前。

亚博APP  2)修订本单位归档材料范围。参照《立卷部门档案归档范围和保管期限规定》(湖师院党办发〔2019〕12号)。因部门工作职责调整,归档范围有变化的,由归档部门提出初步意见,与档案馆商定后执行。根据档案工作数字化转型要求,要充分考虑图片、声像、电子等不同载体的材料。

亚博APP  请各单位根据工作实际内容,修订本单位归档范围(见附件二),上报档案馆审核(同时报电子版)。截止时间:2021年3月19日。

  2.文件材料归档

  继续实行纸质档案和电子档案“双轨制”归档;兼职档案员按照归档工作要求,在规定时间内完成本单位归档材料的录入和移交(见附件三),如有特殊情况请与档案馆沟通。全校在2021年6月30日前完成所有材料的移交工作。

  3.新增重点工作内容

  “新冠肺炎疫情防控”文件材料:按照省卫健委、省档案局和湖州市关于新冠肺炎疫情防控资料收集和档案管理的相关要求,请各单位在档案系统“新冠肺炎疫情防控”专题库中,做好相关文件和音像材料的同步归档。

  二、工作要求

亚博APP  1.请各单位按时完成归档工作,做到应归尽归,重要工作、重大活动、重要事项等不遗漏。

  2. 做好安全保密工作。做好档案整理和移交过程中档案信息安全保密工作。涉密档案单独整理、组卷,由各单位涉密人员以部门形式向档案馆移交;涉密档案不得进行数字化扫描。

亚博APP  3.继续实行部门立卷、网上归档。各单位兼职档案员可在本单位访问档案系统进行档案条目的著录。具体操作及档案馆联系人请见附件四《归档指南》。

  4.兼职档案员及归档范围修订申报负责人:程林(西校区图书馆1105室),纸质和电子版同时上报;联系电话:2321036,邮箱:。

  附件一:兼职档案员及分管领导名单.xlsx

  附件二:部门归档范围意见反馈.docx

  附件三:档案移交时间安排表.docx

  附件四:归档指南.pdf

  档案馆

  2020年12月28日